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1- Portée de la charte

2- Hiérarchie

- Administrateurs de base
- Administrateurs principaux
- Administrateurs secondaires

3- Postes de base

- Processus d'élection
- Grand Architecte
- Agents Smith
- Morpheus
- Neo
- Départ

4- Postes principaux

- Processus d'élection
- Tâches
- Validations de contenu
- Organisation et développement du quartier
- Violations de copyrights
- Design du quartier
- Rubriques dynamiques
- Départ

5- Postes secondaires

- Processus d'élection
- Modérateur des forums
- Responsable des épisodes virtuels
- Responsable des sondages
- Gérant du shop
- Responsable liens et partenariats
- Rédacteur de news
- Rédacteur de newsletter
- Départ d'un poste

6- Comportement

- Vis-à-vis des visiteurs
- Vis-à-vis des membres
- Sur les forums administrateurs

7- Procédures en cas d'abus

- Comportement inapproprié d'un administrateur
- Comportement inapproprié sur le chat

1- Portée de la charte

La présente charte a été rédigée afin de régir les activités des administrateurs nommés sur Hypnoweb Network. Elle s'adresse à chaque administrateur de base, principal et secondaire. Ces dénominations seront expliquées plus avant, dans la partie Hiérarchie.

Les administrateurs sont responsables de lire consciencieusement et d'accepter la présente charte avant d'entrer en fonction. L'administrateur qui n'accepte plus les conditions telles que décrites dans la charte, devra déposer sa démission de manière spontanée. Lors de tout changement impactant la présente charte, les administrateurs seront avertis via la messagerie interne du site.

2- Hiérarchie

Il existe trois niveaux d'administrateurs sur Hypnoweb Network, qui seront présentés plus en détails dans la suite de la présente charte.

- Administrateurs de base

Ils se situent au sommet de la hiérarchie du site, occupant un rôle global. Les administrateurs de base sont répartis dans les quatre postes : le Grand Architecte (webmaster et responsable de toute la partie technique), Morpheus (s'occupant de la création de nouveaux quartiers), Neo (chargé de gérer la partie design du site) et les Agents Smith (pour la supervision des différents quartiers).

- Administrateurs principaux

Il s'agit de l'administrateur principal et de l'administrateur assistant, qui sont responsables des quartiers. Les administrateurs principaux sont en contact direct avec l'Agent Smith responsable du quartier en question.

- Administrateurs secondaires

Les postes secondaires se situent au niveau du quartier et dépendent des administrateurs principaux du quartier en question.

3- Postes de base

- Processus d'élection

Les élections de membres à des postes d'administrateurs de base se font via un dossier de candidature envoyé par HypnoSMS ou mail, uniquement lorsqu'une élection est annoncée. Ces élections peuvent avoir lieu en cas de démission et en cas de création de nouveaux postes dans l'équipe de base.

- Grand Architecte

Le Grand Architecte est à la fois concepteur et créateur de la citadelle Hypnoweb Network. Il a un droit de regard sur tout et règle les conflits sérieux. Le Grand Architecte est le seul responsable du développement du site sur le plan technique (évolution, changement de version, ajout de nouvelles fonctionnalités), se basant sur les besoins de la communauté et des administrateurs.

- Agents Smith

Chaque Agent Smith est chargé de superviser un certain nombre de quartiers. Etant donné le nombre croissant de quartiers sur la citadelle, leur nombre augmente en conséquence. Leurs rôles consistent à aider les administrateurs dans leurs tâches quotidiennes. Que ce soit pour la tenue du quartier, son développement, les relations avec les membres ou au sein de l'équipe, l'Agent Smith se positionne comme conseiller et doit pouvoir répondre aux interrogations sur le fonctionnement du site tant au niveau technique que fonctionnel. De plus, l'Agent Smith fait le lien avec Morpheus lorsque de nouvelles rubriques dynamiques doivent être ajoutées ou modifiées sur le quartier géré.

- Morpheus

Morpheus est le sélectionneur d'Hypnoweb Network. Sa mission consiste à décider quels nouveaux quartiers auront leur place dans la citadelle, en fonction des séries et des postulations reçues. C'est en effet lui qui va nommer les administrateurs principaux pour les nouveaux quartiers, ou lors d'une succession sur un quartier déjà existant. De plus, il est aussi chargé de lancer de nouvelles rubriques dynamiques (forums, épisodes virtuels, saison supplémentaire...) après discussion avec l'Agent Smith du quartier.

- Neo

Neo est chargé de l'apparence d'Hypnoweb Network. Il établit des règles de design pour tous les quartiers et les fait respecter, afin que le site véhicule une image attractive et professionnelle. Les administrateurs principaux qui veulent faire évoluer le design de leurs quartiers doivent s'adresser directement à lui. A noter que Neo est entouré d'une équipe de membres qu'il aura sélectionnés pour leurs compétences en graphisme.

- Départ

Les administrateurs de base occupent leurs postes tant qu'ils ont la motivation et la disponibilité nécessaires pour effecteur leurs tâches. Ils ne sont tenus par aucun engagement contractuel et peuvent quitter leur poste sans difficulté. Toutefois, l'administrateur de base qui veut démissionner est prié d'avertir le Grand Architecte au plus tôt, afin que la transition puisse se faire de manière harmonieuse.

4- Postes principaux

- Processus d'élection

Dans le cas de la création d'un nouveau quartier, le choix de l'administrateur principal est effectué par Morpheus. Lorsqu'il y a d'éventuelles interrogations à propos de la personne postulant pour le poste, la décision est prise après discussion avec les Agents Smith. Une fois l'administrateur principal nommé, celui-ci sera en mesure de choisir les autres administrateurs de son équipe (administrateurs assistant et administrateurs secondaires).

Lorsqu'il s'agit du remplacement d'un administrateur principal, le processus est différent puisque l'administrateur assistant a également son mot à dire. S'il répond aux exigences et qu'il le désire, il pourra récupérer le poste vacant. Dans le cas contraire, les Agents Smith partent à la recherche de nouveaux candidats pour le poste. Une fois la décision prise, Morpheus est chargé de faire les changements nécessaires.

- Tâches

Pour remplir correctement son poste d'administrateur principal, il est nécessaire de disposer de grandes disponibilités, que ce soit pour le développement du quartier, les contacts avec les membres, les questions posées par les visiteurs, les contacts avec sa propre équipe et avec les administrateurs de base. Les tâches qui incombent à l'administrateur principal et à son assistant sont identiques à une exception : les élections et licenciements des titulaires de postes secondaires sont réservées uniquement à l'administrateur principal.

- Validations de contenu

Tous les membres peuvent soumettre du contenu (photos, vidéos, texte, pages, news...) à tout moment. Il est donc essentiel que l'administrateur principal d'un quartier ou son assistant vérifient très régulièrement les validations en attente (au moins une fois par jour, selon la fréquentation du quartier), sans quoi une réputation de laxisme pourrait viser le quartier ou Hypnoweb dans son ensemble.

Lors de la validation de contenu, il y a plusieurs éléments à prendre en compte : l'apport d'information pour le site, l'orthographe et la pertinence de l'emplacement choisi par le membre. Les refus seront toujours motivés par l'administrateur principal ou son assistant, cette communication faisant partie intégrante du rôle d'administrateur principal. Nous verrons ci-dessous les critères de copyright à vérifier.

- Organisation et développement du quartier

L'organisation du quartier et son développement doivent être vus le plus rapidement possible lors de la reprise d'un quartier ou de sa création. Pour bien avancer, il faut arriver à mettre en évidence les rubriques à créer, à améliorer et à compléter. Cette organisation peut être vue selon les affinités, soit entre les administrateurs principaux, soit entre les membres de toute l'équipe d'administration, soit via un sujet de développement dans un forum adapté où tous les membres pourront manifester leurs motivations ou donner leurs idées de développement.

L'agent Smith doit aussi être considéré comme un conseiller dans le plan de développement du quartier. Les administrateurs ne devront pas hésiter à le contacter.

- Violations de copyrights

Lors de l'ajout de contenu par les membres, les administrateurs sont tenus de vérifier qu'il n'enfreigne pas les droits d'auteurs. Par contenu, nous entendons aussi bien les contenus textuels (biographies, scripts, résumés, news...) que les photos et les vidéos. Chaque administrateur est ainsi responsable du contenu qu'il valide. Tout plagiat non autorisé pourra être sanctionné.

Nous rappelons que selon la charte d'utilisation du site, il est formellement interdit d'ajouter des vidéos d'épisodes entiers sur Hypnoweb Network. S'il est toléré de discuter des sorties de vidéos en streaming sur les forums, toute discussion concernant le téléchargement de contenu illégal sur des sites tiers est interdite.

- Design du quartier

L'administrateur principal peut modifier le design de son quartier de manière périodique, par exemple au changement de saison. Pour se faire, il choisit un thème se trouvant déjà dans les galeries de préférences et contacte l'administrateur de base Neo. Si le design répond aux exigences décrites ci-dessous, il pourra remplacer l'ancien :

1. Le design d'un quartier doit correspondre à l'ambiance de la série.
2. La couleur du texte doit contraster au maximum avec le fond.
3. Les couleurs du texte, des liens et des liens actifs doivent être toutes trois différentes.
4. Toutes les couleurs doivent rester dans les mêmes tons.
5. Les fonds noirs ou très foncés ne sont pas tolérés.

A noter l'existence d'un sujet se trouvant dans le forum développement de l'Accueil « Design des quartiers », qui permet aux administrateurs principaux d'être aidés par l'équipe de designers du site.

- Rubriques dynamiques

Sont appelées « rubriques dynamiques » sur Hypnoweb : le guide d'épisodes, le shop, la newsletter, les épisodes virtuels, les forums, les liens. Lors de l'ouverture d'un quartier, le shop, les forums et les liens sont généralement ajoutés automatiquement. L'administrateur principal pourra alors demander l'ajout de nouvelles rubriques ou la modification de certaines d'entre elles. Pour ce faire, il doit contacter son Agent Smith, qui jugera de la pertinence de la création de la rubrique en question. Pour finaliser la procédure, l'Agent Smith contactera lui-même Morpheus qui procèdera à l'ajout de la rubrique.

- Départ

Tout administrateur a droit de quitter son poste. Il faudra alors qu'il annonce et motive son départ à son Agent Smith qui en informera Morpheus, afin de trouver  un remplaçant. Si l'administrateur assistant répond aux exigences et qu'il le désire, il pourra récupérer le poste vacant. Dans le cas contraire, les Agents Smith partent à la recherche de nouveaux candidats pour le poste. Une fois la décision prise, Morpheus est chargé de faire les changements nécessaires.

Si l'administrateur ne remplit pas correctement ses fonctions ou qu'il fait l'objet de plaintes justifiées de la part de membres ou des administrateurs de base, il sera alors remercié et destitué de son poste. La procédure de remplacement est alors la même que dans le cas d'un départ volontaire.

5- Postes secondaires

- Processus d'élection

L'administrateur principal est chargé d'élire les membres qui occuperont les postes secondaires de son quartier. Il pourra recruter ces personnes parmi les membres actifs de son quartier ou à travers le forum de développement du site, ou un topic spécifique a été créé. Il est souhaitable que l'administrateur assistant prenne part au processus de recrutement, ou du moins qu'il en soit informé.

Chaque administrateur secondaire doit avoir une très bonne maîtrise de la série en question et respecter les règles du quartier. Avant de postuler auprès de l'administrateur principal, le candidat intéressé est tenu de vérifier qu'il réponde bien à tous les exigences du poste.

- Modérateur des forums

Le modérateur des forums organise les forums de manière à ce que la participation soit intuitive. Il est chargé d'établir un règlement et de s'assurer qu'il soit respecté par tous. Il doit notamment veiller à ce que les membres ne mettent pas des propos déplacés dans leurs messages, et supprimer les éventuels messages de SPAM.

Ses tâches ne s'arrêtent pas là, car il est aussi responsable de l'animation des forums en proposant régulièrement des discussions et des débats liés à la série. De plus, il doit s'assurer que les éventuels jeux proposés par les membres restent en lien direct avec la série et qu'ils ne monopolisent pas l'intégralité des forums.
Afin de mener à bien ces missions, une forte présence sur le site est indispensable à la bonne gestion des forums. Flexibilité, patience et compréhension sont aussi de rigueur.

- Responsable des épisodes virtuels

Le responsable des épisodes virtuels supervise la bonne marche de la rubrique épisodes virtuels. C'est à lui de clôturer les épisodes quand ils sont terminés. Pour garantir une qualité optimale, il peut s'entourer d'une équipe de correcteurs qui interviendront avant les ajouts, le but étant d'avoir des histoires en français correct, agréables à lire. Une présence régulière et un bon contact avec les habitués du quartier sont essentiels.

- Responsable des sondages

Le responsable des sondages définira avec l'administrateur du quartier la fréquence des sondages. Sur cette base, il sera tenu de changer les sondages qui devront avoir un lien direct avec la série. Au cas où l'administrateur principal désire lancer un sondage n'ayant pas de lien avec la série, il est nécessaire d'avoir une approbation préalable de l'Agent Smith.
Beaucoup de créativité et de bonnes connaissances orthographiques sont les qualités requises par ce poste. Faire de la publicité pour inciter les membres à voter est tolérée dans le quartier en question, mais interdite dans les autres quartiers. Il est possible d'en parler dans le mini-chat, à condition que cela soit fait de manière harmonieuse (flood interdit).

- Gérant du shop

Le gérant du shop est responsable de la sélection des nouveaux produits sur nos sites partenaires. Les produits ajoutés doivent avoir un lien direct avec la série ou les acteurs et les catégories doivent être utilisées de manière judicieuse.

Une présence régulière sur le quartier est nécessaire (minimum une fois par semaine) afin d'ajouter de nouveaux produits et de s'assurer que les anciens sont toujours disponibles. Il est conseillé d'avoir une bonne connaissance de la série et des acteurs pour pouvoir occuper ce poste.

- Responsable liens et partenariats

Un partenariat est un échange de liens entre votre quartier et un autre site qui traite du même sujet ou d'un sujet complémentaire.  Le responsable liens et partenariats doit accomplir plusieurs tâches. Dans un premier temps, il va créer de nouveaux partenariats en fixant des modalités dépendant de l'affluence et de la qualité du site partenaire. Dans un second temps, il sera chargé de contrôler au minimum une fois par mois que les partenaires respectent leurs engagements (que le lien vers le quartier est toujours valide, par exemple).

Le système mis en place dans le panneau d'administration aidera le responsable dans ses tâches et les modalités d'organisation de la rubrique partenaires doivent être décidées en collaboration avec l'administrateur principal, car elles peuvent varier selon les quartiers.

- Rédacteur de news

Le poste de rédacteur de news est l'un des postes majeurs de chacun des quartiers d'Hypnoweb. La personne à la tête de ce poste a pour but de tenir informés les visiteurs des news concernant la série, l'actualité des acteurs de cette série ainsi que des informations importantes liées à la vie du quartier comme les éventuels concours organisés, les remplacements de membres de l'équipe, les rappels concernant les règles du site...
Certains types de news peuvent être soumis à des règles élaborées avec les administrateurs du quartier en question (exemple : concernant les news sur les sorties des acteurs). Chaque quartier est libre ou non d'adopter ce type de fonctionnement.

Comme toute personne membre de la communauté Hypnoweb, le rédacteur de news s'engage à ne pas recopier le contenu provenant d'un autre site. Chaque news postée devra être rédigée par ses soins ou le cas échéant réécrite lorsqu'elle provient d'un site extérieur. Dans tous les cas, le site d'où provient cette news devra être cité comme source.

- Rédacteur de newsletter

Les newsletters envoyées par les membres d'Hypnoweb sont des vecteurs de communication vitaux pour la citadelle. C'est pour cela que le poste de rédacteur de newsletter doit être extrêmement bien encadré par l'administrateur principal et le rédacteur. Ils devront dialoguer pour trouver une structure convenant à l'information qu'ils souhaitent transmettre dans les boîtes mail des inscrits.

La newsletter doit donc être pertinente,  en lien avec l'actualité de la série, des acteurs, mais aussi du quartier, et rédigée en bon français. Il ne faudra pas hésiter à la relire tant sur le fond que sur la forme.

Dans tous les cas, le rédacteur de newsletter ne doit pas oublier que par sa newsletter périodique il fait un lien direct entre le site et les membres, et doit donc donner envie aux membres de venir régulièrement sur le site.

- Départ d'un poste

Tout départ peut être à l'initiative soit du membre occupant le poste, soit de l'administrateur principal. La postulation à un poste est un engagement moral, c'est pourquoi un départ devra être motivé et l'administrateur en question devra avoir assuré son poste sur une durée raisonnable.

Démission : un administrateur secondaire peut démissionner de son poste en envoyant un HypnoSMS à l'administrateur principal, ou à l'administrateur assistant en cas d'absence prolongée et prévue de l'administrateur principal. Dans la mesure du possible, il est demandé de spécifier les raisons qui le poussent à quitter son poste.

Sans réponse des administrateurs après 7 jours, l'administrateur qui souhaite démissioner peut orienter sa demande directement vers l'Agent Smith en charge du quartier.

Licenciement : un administrateur principal peut et DOIT licencier un administrateur secondaire si le travail du poste n'est pas effectué. Pour cela, il lui rappelera les attendus de son poste par HypnoSMS. Si après cette mise au point aucune amélioration est notée, l'administrateur enverra un HypnoSMS pour prévenir du licenciement. En aucun cas un licenciement ne sera fait sans justification

En cas de désaccord entre les parties, la médiation est assurée par l'Agent Smith en charge du quartier.

6- Comportement

Chaque administrateur représente le site Hypnoweb Network auprès des membres, des visiteurs et des sites partenaires. Il est donc tenu d'appliquer à la lettre la charte des membres et celle des administrateurs, ainsi que les régles répertoriées dans le forum Administrateurs.

Vis-à-vis des visiteurs :

L'administrateur doit veiller à la qualité de son quartier en général, tant dans le contenu (informations de qualité et avérées, aucun plagiat , pas de pages vides ou laissées en friche, nettoyage des videos indisponibles, forums accueillants, etc.) que dans la forme (clarté, lisibilité, français correct et correctement orthographié, etc.). Pour les administrateurs principaux, l'éditorial doit respecter les règles établies sur le forum administrateurs.

Vis-à-vis des membres :

En outre, chaque administrateur doit s'assurer que les membres et les visiteurs disposent d'une prestation de qualité : quartiers mis à jours régulièrement, newsletters intéressantes, sondages changés fréquemment, forums clairs et bien agencés, réponses rapides aux questions, etc. Chaque choix et décision sera justifiée auprès des autres membres de l'équipe.

Les administrateurs principaux interviendront lors de situations conflictuelles entre membres et s'efforceront de garder une bonne ambiance dans leur équipe d'administrateurs. En cas de problèmes relationnels grave, ils sont tenus d'alerter les Agents Smith en charge des quartiers concernés.

Sur les forums administrateurs :

Les administrateurs ont à leur disposition des forums spécifiques. Nous comptons sur une participation active et régulière dans ces lieux d'échanges, qui servent de pépinières d'idées, de bibliothèques et de canal d'informations sur les attendus des quartiers et des différents postes. Comme dans tout forum, les règles élémentaires s'appliquent : respect des autres, politesse, aspect légal, etc.

7- Procédures en cas d'abus

- Comportement inapproprié d'un administrateur

Un administrateur est avant tout un membre et doit avoir un comportement exemplaire. En cas de comportement inapproprié, celui-ci doit être signalé de manière factuelle et argumentée à la bonne personne, par HypnoSMS et suivant le tableau ci-dessous.

Vous devez impérativement amener des preuves du comportement inapproprié (copier-coller des événements).

- Comportement inapproprié sur le chat

En cas de comportement inapproprié sur la partie Accueil et sur le chat, il suffit de le signaler à l'Agent Smith de votre choix en amenant des preuves (copier-coller des événements). Si besoin, le cas sera traité au sein de l'équipe de base.